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Il Debrief di Progetto: quando fermarsi per andare più lontano
Abbiamo chiuso il progetto del miscelatore 3D per un cliente del settore farmaceutico. Ma prima di passare al prossimo capitolo, ci siamo fermati. E questa pausa ha fatto la differenza.
Il progetto: dalla progettazione alla costruzione della macchina Asotech
Il progetto ha riguardato la progettazione, costruzione e fornitura di un miscelatore 3D da laboratorio, destinato alle attività di ricerca e sviluppo del cliente. La macchina è stata progettata internamente da un team multidisciplinare (progettazione meccanica, elettrica, software, calcoli e documentazione tecnica) e costruita in collaborazione con un pool di fornitori individuati dal team di progetto. Il risultato è un prodotto che porta il nostro nome, la nostra responsabilità tecnica e il nostro know-how progettuale.
Un progetto di questa natura, complesso, multidisciplinare, con integrazioni tecniche significative in corso d’opera, è esattamente il tipo di commessa che merita una riflessione approfondita al termine. Per questo, una volta concluso il progetto, il team si è riunito per un debriefing strutturato.
Come si è svolta la mattinata
La sessione si è articolata in tre momenti distinti e complementari.
Prima parte: la presentazione del PM
Il Project Manager Alessandro Cariati ha aperto la sessione presentando al team l’output del progetto: obiettivi, milestone pianificate e reali, consuntivo ore per reparto e risultati economici della commessa. Un momento di ancoraggio ai dati concreti, necessario per radicare la riflessione che seguiva su fatti misurabili piuttosto che su impressioni soggettive.
Seconda parte: i 5 post-it
Ogni partecipante ha risposto individualmente e in modo anonimo a cinque domande chiave:
- Cosa ha funzionato bene?
- Cosa non ha funzionato?
- Cosa rifarei uguale?
- Cosa cambierei la prossima volta?
- Qual è stata la causa principale dei problemi?
Le risposte, scritte su post-it, sono state poi posizionate dai partecipanti su un cartellone suddiviso in tre macro-aree: Persone e Collaborazione, Processo e Project Management, Aspetti Tecnici. Questo ha permesso di visualizzare pattern ricorrenti, identificare priorità e criticità e dare voce a prospettive diverse all’interno del team che ha lavorato sul progetto.
Terza parte: Keep, Stop, Start in sottogruppi
Nella terza fase, i partecipanti sono stati divisi in due sottogruppi. A partire dalle riflessioni emerse nella fase precedente, ogni gruppo ha lavorato per selezionare e sintetizzare tre azioni concrete:
- KEEP: le pratiche che hanno funzionato e che vale la pena consolidare nei prossimi progetti.
- STOP: i comportamenti, i processi o le abitudini che non portano valore e che è opportuno abbandonare.
- START: le nuove azioni, approcci o pratiche che il team dovrebbe adottare per i progetti futuri.
Il lavoro in sottogruppi ha richiesto negoziazione, ascolto reciproco e capacità di sintesi. Ogni gruppo ha poi restituito le proprie scelte in plenaria, generando un confronto ricco e costruttivo.
Perché questa giornata è stata importante
Questa esperienza ci ha dimostrato qualcosa di importante: il debriefing strutturato può e deve diventare parte del nostro modo di lavorare. Non lo è ancora in modo sistematico, ma questa giornata è la prova concreta che vale la pena costruirlo, come strumento di apprendimento organizzativo in divenire, da consolidare progressivamente dopo i progetti più complessi.
Il debriefing è il primo passo verso un’organizzazione che non si limita a fare, ma che impara da ciò che fa. È un percorso che stiamo cominciando.
Le riflessioni emerse in questa sessione non rimarranno su un foglio: alimenteranno le conversazioni di team, le nostre metodologie di lavoro e la nostra capacità di affrontare sfide simili con maggiore consapevolezza.
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